Come completare un progetto ERP restando aderenti a quanto stabilito nel preventivo?

Riuscire a completare un progetto di sostituzione software ERP rispettando il budget preventivato e senza incorrere in costi aggiuntivi (tipicamente gestiti a consuntivo) è una sfida interessante, complessa, ma non impossibile.
Richiede una combinazione di fattori, che vanno dalla pianificazione accurata alla gestione efficace del progetto, passando per la scelta del fornitore giusto e la gestione del cambiamento. E può essere sicuramente utile la consulenza di un esperto in materia.

Intanto ecco alcuni consigli chiave per raggiungere l’obiettivo:

1. Predisporre una pianificazione specifica e accurata

• Definire obiettivi chiari: stabilire in modo preciso cosa si vuole ottenere con il nuovo ERP, quali processi aziendali saranno coinvolti e quali benefici concreti si attendono.
• Analisi approfondita dei processi esistenti: mappare quanto più dettagliatamente i processi aziendali attuali, identificando le aree di miglioramento e le esigenze specifiche dell’azienda.
• Valutazione realistica dei tempi: stimare bene la durata di ogni fase del progetto, tenendo conto di potenziali imprevisti e ritardi.
• Budget dettagliato: definire un budget sufficientemente preciso per ogni fase del progetto, includendo i costi di software, hardware, consulenza, formazione e gestione del cambiamento.
• Piano di gestione del progetto: creare un piano di gestione del progetto che definisca ruoli, responsabilità, attività, scadenze e meccanismi di controllo.

2. Scelta del fornitore

• Ricerca approfondita e valutazione di fornitori “papabili” (esperti nel business aziendale specifico): valutare diversi fornitori di software ERP, confrontando le loro soluzioni, esperienze, referenze e costi.
• Richiesta di preventivi dettagliati: richiedere preventivi chiari e dettagliati, che specifichino i costi di software, implementazione, personalizzazione, formazione e supporto.
• Valutazione della solidità del fornitore: verificare la solidità finanziaria e la reputazione del fornitore, chiedendo referenze e parlando con altri clienti.
• Negoziazione del contratto: negoziare attentamente i termini del contratto, assicurandosi che preveda clausole chiare sui costi, i tempi di consegna e le responsabilità. Lavorare sugli obiettivi di risultato e non di “meri mezzi”.

3. Gestione del progetto

• Team di progetto competente: creare un team di progetto con competenze adeguate in ambito IT, gestionale e di comunicazione.
• Monitoraggio costante: monitorare costantemente l’avanzamento del progetto, verificando il rispetto dei tempi, dei costi e degli obiettivi.
• Gestione dei rischi: identificare i potenziali rischi e sviluppare piani di mitigazione per affrontarli tempestivamente.
• Comunicazione efficace: mantenere una comunicazione aperta e trasparente con tutti gli stakeholder coinvolti nel progetto.
• Gestione del cambiamento: preparare e supportare il personale aziendale al cambiamento, attraverso attività di formazione e comunicazione.

4. Controllo dei costi

• Monitoraggio costante del budget: Verificare periodicamente le spese sostenute, confrontandole con il budget previsto e identificando eventuali scostamenti, anche per singola fase di progetto, definendo delle milestones intermedie.
• Gestione delle modifiche: evitare modifiche non necessarie al progetto, che possono comportare costi aggiuntivi.
• Utilizzo di risorse interne: cercare di formare e utilizzare al maggior potenziale le risorse interne all’azienda, riducendo i costi di consulenza esterna.
• Negoziazione con i fornitori: negoziare con i fornitori sia, naturalmente, in termini economici, sia e soprattutto in termini di risultato.

5. Formazione e supporto

• Formazione adeguata: assicurarsi che il personale aziendale riceva una formazione adeguata sull’utilizzo del nuovo software.
• Supporto post-implementazione: prevedere un adeguato supporto post-implementazione per risolvere eventuali problemi e garantire il corretto utilizzo del sistema.

Seguendo questi consigli, sarà più probabile che il progetto di sostituzione del software ERP venga completato nel rispetto del budget e senza costi aggiuntivi a consuntivo.

• La chiave del successo è una combinazione di pianificazione accurata, gestione efficace del progetto e attenzione ai dettagli, coadiuvata da consulenza specifica.
• Non sottovalutare l’importanza della comunicazione e della gestione del cambiamento.
• Scegli con cura il fornitore e negozia attentamente i termini del contratto.
• Coinvolgi attivamente il personale aziendale nel progetto.

Sono Christian Costa e mi occupo da oltre 30 anni di questa tematica, avendo partecipato a più di 400 progetti e voglio renderti partecipe della mia conoscenza in questi articoli.
Se desideri avere una consulenza specifica per il progetto nella tua azienda, scrivimi; sarò felice di rispondere al tuo contatto e di incontrarti (virtualmente o di persona) per vedere se e come posso esservi d’aiuto.
Nei prossimi articoli ti illustrerò ciascuna di queste aree e sarei felice di ricevere un tuo commento.