La gestione del progetto è uno degli elementi che più incidono sul successo o sul fallimento di un progetto di sostituzione ERP. Nella maggior parte dei casi, i problemi nascono da modelli di gestione inadeguati adottati dal fornitore. Anche se il cliente può commettere errori, è responsabilità del fornitore – in quanto soggetto esperto – individuarli per tempo e guidare il progetto in modo efficace, riducendo i rischi e garantendo continuità.
Per questo motivo è importante capire quali tecniche e modelli di gestione del progetto il fornitore utilizza. La metodologia adottata (Agile, Waterfall o ibrida) deve essere coerente con la complessità e le caratteristiche dell’azienda cliente. È consigliabile chiedere documentazione, linee guida e template utilizzati, oltre a capire come il fornitore intende adattare il proprio modello alle esigenze specifiche del progetto. Un approccio troppo rigido può rivelarsi inefficace, mentre la capacità di personalizzare il metodo è spesso indice di esperienza e maturità gestionale.
Un altro aspetto chiave è la struttura delle fasi del progetto. Verificare la presenza di momenti ben definiti – analisi, progettazione, sviluppo, test, implementazione, go-live e supporto post go-live – consente di valutare il livello di pianificazione e la chiarezza degli obiettivi. È importante anche comprendere come vengono gestite le modifiche (Change Management) e quali processi sono previsti per valutarle e approvarle, così da mantenere sotto controllo ambito, tempi e costi.
La comunicazione e la collaborazione tra cliente e fornitore sono elementi centrali per il successo di un progetto ERP. È utile chiedere in che modo il fornitore gestisce la comunicazione con il team del cliente, quali strumenti utilizza e con quale frequenza vengono organizzati incontri o report di avanzamento. Allo stesso modo, è opportuno verificare come vengono gestiti i rischi e le problematiche: un fornitore affidabile deve disporre di processi strutturati per la loro individuazione e risoluzione.
Ruoli e responsabilità devono essere chiari sin dall’inizio. È fondamentale conoscere chi decide, chi supporta e chi opera, sia nel team del fornitore sia in quello del cliente. Il project manager assegnato al progetto merita particolare attenzione: è la figura di riferimento principale e la sua esperienza può fare la differenza. Vale la pena chiedere il suo curriculum e, se possibile, referenze di progetti già seguiti.
Infine, gli strumenti utilizzati per il project management rappresentano un indicatore importante del livello di organizzazione del fornitore. L’uso di piattaforme professionali per la pianificazione, il monitoraggio e la collaborazione è segno di un approccio strutturato e trasparente.
Durante l’analisi delle referenze, è utile porre domande mirate per valutare la gestione del progetto da parte del fornitore: com’è stata la comunicazione, se sono stati rispettati tempi e budget, come sono state gestite le emergenze e se il project manager si è dimostrato efficace. Chiedere se rifarebbero un progetto con lo stesso fornitore fornisce una misura diretta della soddisfazione complessiva.
Oltre alle referenze fornite, è consigliabile cercare “contro referenze”: informazioni indipendenti reperibili online, attraverso forum di settore, contatti su LinkedIn, associazioni professionali o report di analisti. Queste fonti offrono un punto di vista più neutrale e possono rivelare aspetti che il fornitore tende a non evidenziare.
Valutare le tecniche e i modelli di gestione del progetto del fornitore significa quindi capire se esiste una reale competenza metodologica e organizzativa. È un passaggio spesso sottovalutato ma decisivo, perché da un modello di gestione efficace dipende la qualità del progetto, la serenità del percorso e, in ultima analisi, il successo dell’intero cambiamento gestionale.
Sono Christian Costa e mi occupo da oltre 30 anni di questa tematica, avendo partecipato a più di 400 progetti e voglio renderti partecipe della mia conoscenza in questi articoli.
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Nei prossimi articoli ti illustrerò ciascuna di queste aree e sarei felice di ricevere un tuo commento.
