Guida alla scelta del Software Gestionale linea con le proprie esigenze.

La Software Selection è quel percorso di ricerca e selezione che consente di individuare il software più idoneo alle esigenze personali o aziendali.

Tale selezione può essere gestita autonomamente, anche senza grandi competenze, ma comporta elevati rischi di optare per un programma solo parzialmente valido. Al contrario, l’impiego di metodologie strutturate aumenta significativamente la probabilità di successo sia nella scelta che nella successiva fase di implementazione.

È evidente che quanto più strategica risulta la scelta del software, tanto più è cruciale gestire con precisione e accuratezza il processo di selezione.

Ma come fare per selezionare il software più adatto alle tue esigenze specifiche?

• Comprendere le esigenze aziendali: Prima di immergersi nella vasta gamma di opzioni disponibili sul mercato, è essenziale comprendere appieno le esigenze e gli obiettivi che l’azienda desidera raggiungere con il nuovo software. È importante identificare le sfide principali che l’azienda deve affrontare e individuare i processi che devono essere ottimizzati per massimizzare l’efficienza operativa. Per fare questo è utile documentare la lista delle specifiche del progetto attraverso un documento completo (il capitolato).
• Esplorare le opzioni disponibili: Una volta chiarite le esigenze, è il momento di esplorare le varie opzioni disponibili. Dalle soluzioni all-in-one ai software specializzati per settore, esistono molte alternative tra cui scegliere. È consigliabile utilizzare una metodologia collaudata per essere certi di non dimenticare nulla ed approfondire i temi prioritari con la giusta attenzione.
• Coinvolgere le parti interessate: La selezione del software non riguarda solo il reparto IT anzi, è importante coinvolgere gli utenti di riferimento di ogni ufficio (Key User) per impostare il progetto affinché l’operatività risulti, in generale, più semplice e veloce. Solo così si creerà un clima collaborativo dove tutti gli utenti tirano verso l’obiettivo tollerando anche le normali carenze che qualsiasi progetto comunque avrebbe.
• Valutare rischi e benefici: Ogni soluzione software ha i suoi rischi e benefici.
• Testare e valutare: Prima di impegnarsi completamente con una soluzione, è consigliabile testarla e valutarla in un ambiente di prova. Questo fornirà un’idea più chiara delle sue funzionalità e della sua adattabilità alle esigenze specifiche dell’azienda. Per quanto banale possa apparire questo suggerimento, la realtà è che i progetti ERP vanno quasi sempre in ritardo rispetto la pianificazione e la fase di test è la prima ad essere “sacrificata” per rispettare la data del Go Live con l’inevitabile conseguenza che, al Live, emergeranno tutti insieme i problemi che si potevano risolvere, uno alla volta, nei test preliminari
• Implementazione e supporto post-implementazione: Una volta selezionato il software, è importante pianificare attentamente il processo di implementazione e assicurarsi di fornire un adeguato supporto dopo l’implementazione. Le tecniche sono molte ma quella più semplice ed efficace è responsabilizzare contrattualmente il fornitore sui risultati attesi. Qualsiasi fornitore percepisce le “derive progettuali” sul nascere quando risolvere è semplice; così facendo si attiva anche un ciclo virtuoso nei confronti degli utenti i quali, spesso, danno maggiore priorità alla quotidianità che al progetto vanificando anche la migliore scelta in assoluto.

La software selection è un processo complesso che richiede tempo, impegno e pianificazione accurata. Gestirlo in autonomia è possibile ma molto rischioso com’è documentato da tutte le analisi di settore. Appoggiarsi ad un professionista con centinaia di progetti all’attivo aiuta molto e, nonostante il costo aggiuntivo, il consuntivo del progetto ne gioverà grazie ai problemi evitati.