Questo Vademecum per la Software Selection nasce per fornire un aiuto concreto a chi si trova di fronte a questa opportunità.
Il panorama del software gestionale è vastissimo: migliaia di soluzioni, italiane e internazionali, rendono la scelta di un nuovo software un’impresa ardua, rischiosa ma anche estremamente vantaggiosa se condotta con successo.
Quindi, come possiamo rendere più semplice e sicuro il cambio del software gestionale?
L’obiettivo è di guidarvi nella scelta della soluzione più efficiente per le vostre esigenze specifiche, tenendo conto di tutti i fattori che influenzano il successo di qualsiasi software selection (tempi di avvio, tecnologia, costi, assistenza, settore e dimensione aziendale, interazione con clienti e fornitori, resistenza al cambiamento degli utenti etc).
Partiamo dall’inizio.
Visti i rischi perché le aziende hanno bisogno di un gestionale moderno?
Un Software Gestionale (ERP) è una soluzione informatica progettata per semplificare e ottimizzare i processi aziendali in diversi settori, dalla produzione alla vendita, dalla contabilità al marketing.
Con un Software Gestionale è possibile:
- automatizzare le attività ripetitive che intasano le giornate lavorative, liberando tempo e dando la possibilità si concentrarsi su compiti più strategici e creativi;
- avere tutte le informazioni di cui si ha bisogno a portata di mano, in un unico sistema, per prendere decisioni più informate e tempestive;
- migliorare la comunicazione e la collaborazione tra i diversi reparti dell’azienda, aumentando l’efficienza e la produttività.
Ogni anno i gestionali crescono nel loro potenziale rendendo obsoleto quello che pochi anni prima era realmente innovativo. Da qui ne deriva che non sfruttare questa evoluzione significa rimanere indietro rispetto ai concorrenti che invece lo fanno.
Quali sono i vantaggi di un Software Gestionale?
I vantaggi di un Software Gestionale sono molteplici e possono essere suddivisi in due categorie: benefici tangibili e benefici intangibili.
Benefici tangibili
- Riduzione del lavoro manuale: Il software automatizza le attività ripetitive, liberando tempo per compiti più strategici.
- Riduzione dei costi: Il software può ridurre i costi generali attraverso l’efficientamento di tutti i processi aziendali, da quelli commerciali a quelli logistico/produttivi, dal controllo di gestione a quelli strategici/decisionali etc…)
- Aumento della produttività: Il software permette di lavorare in modo più efficiente e veloce.
- Semplificazione delle procedure: Il software rende i processi aziendali più semplici e intuitivi.
Benefici intangibili
- Maggiore soddisfazione dei clienti: Il software permette di migliorare la reattività e il servizio clienti.
- Migliore percezione dell’azienda: Il software rende l’azienda più moderna e competitiva.
- Maggiore autonomia del personale: Il software permette ai dipendenti di lavorare in modo più autonomo e responsabile.
- Miglioramento delle metodologie di lavoro: Il software aiuta a migliorare le metodologie di lavoro e a identificare le aree di inefficienza.
L’implementazione di un Software Gestionale può essere un investimento importante per la tua azienda ma, se fatto bene, il ritorno dell’investimento lo ripagherà in meno di 18-24 mesi.
Come scegliere il nuovo gestionale evitando i rischi.
Le fasi della Software Selection:
- La stesura del capitolato.
Questa è la prima fase della Software Selection; lo scopo è rilasciare un documento che descriva l’azienda e gli obiettivi del progetto ai potenziali fornitori senza incontrarli risparmiando molto tempo. Il documento può essere più o meno approfondito ma, in ogni caso, ha sempre il vantaggio di allineare Direzione e Utenti sulle reali priorità aziendali.
- Ricerca e selezione dei potenziali fornitori.
Partendo dalle priorità che emergono dal Capitolato sarà relativamente semplice individuare i fornitori maggiormente specializzati e referenziati.
Attraverso specifiche check list e approfondimenti strutturati il percorso di selezione si semplifica di molto fino ad arrivare ai due migliori finalisti
- L’analisi dei contratti e la garanzia di risultato.
Il successo (o l’insuccesso!) del progetto è scritto nel Contratto. Se si vuole garantire il successo del progetto è necessario redigere un contratto che lo garantisca. Il primo passo è sempre concordare come prevenire e gestire i classici rischi di questi progetti. Senza questo passaggio i rischi saranno gestiti dalle condizioni generali dei fornitori che, ovviamente, proteggono solo il fornitore lasciando al cliente tutti i costi e le conseguenze
- L’implementazione del progetto.
Sviluppare la microanalisi del progetto, concordare il Gantt che tenga conto delle reali disponibilità degli utenti e dell’azienda per poi farlo rispettare scrupolosamente sia al fornitore ma anche agli utenti cosi da rendere possibile un adeguato ciclo di formazione e test e la definizione del Collaudo Finale 12 settimane dopo il Live sono alcuni dei passaggi cardine per il successo del progetto che spesso vengono sottovalutati
L’IT Manager ed il consulente per il cambio del gestionale (Go Live Manager)
Spesso si fa confusione sul ruolo dell’IT Manager. E’ un dato di fatto che l’IT Manager è un coordinatore di persone e fornitori IT. Gli ambiti sono talmente ampi ed in continuo aggiornamento che è impossibile, per un IT, conoscere tutti i dettagli di tutti i progetti IT che un’azienda di medie e grandi dimensioni necessita.
E’ come pensare che un medico possa essere preparato in tutti gli ambiti del corpo umano…farlo significa fallire! Se poi si considera che mediamente un’azienda cambia gestionale ogni 14 anni ecco che affidarsi ad uno specialista che ogni anno partecipa a più cambi ERP diventa una scelta strategica e vincente per qualsiasi azienda.
Quali sono gli errori più comuni che si compiono quando si sceglie un Software Gestionale ERP?
Evitare le trappole più comuni (ne abbiamo già parlato nel nostro articolo “Le 8 cose da NON FARE nei progetti software”) è fondamentale per un’implementazione di successo.
Ecco alcuni errori da tenere a mente:
- mancanza di un’analisi realmente completa (il Capitolato del progeto);
- gestione della ricerca e selezione del fornitore senza un metodo collaudato in centinaia di progetti ERP
- mancanza di una reale responsabilizzazione degli utenti
- mancanza di un accordo che garantisca, all’azienda, il successo del progetto dopo averne valutato tutti i rischi;
- non rispettare il piano lavori e arrivare lunghi ai test e alla formazione
Evitare questi errori è il primo passo per un’implementazione ERP di successo. Dedicare tempo all’analisi iniziale, definire chiaramente le esigenze, confrontare diverse soluzioni e scegliere un fornitore affidabile, con un po’ di attenzione è possibile trovare il software gestionale ERP utile a raggiungere i propri obiettivi aziendali.
Quali CARATTERISTICHE dovrebbe avere un Software Gestionale o ERP?
Purtroppo il gestionale perfetto per ogni utente non esiste.
Preso atto di questo l’unica soluzione è trovare il miglior compromesso sui molti aspetti che questi progetti comportano.
Solo lavorando con specifiche check list si può arrivare ad una scelta realmente ponderata e solo così la scelta verrà “sposata” dalla maggioranza degli utenti.
Senza questi strumenti è come “navigare a vista”…sicuramente a destinazione prima o poi ci si arriva ma sicuramente non come se si avesse un navigatore aggiornato.
