Quando si affronta un progetto complesso come la sostituzione di un sistema ERP, è cruciale prestare particolare attenzione sia alle modalità contrattuali e tariffarie proposte dai consulenti, sia alla formalizzazione chiara e completa dei fattori strategici per l’azienda. Questi due aspetti, infatti, sono fortemente collegati e possono influenzare notevolmente il risultato finale.
Attenzione alle “tariffe civetta”
Le “tariffe civetta” sono offerte iniziali molto vantaggiose presentate dai consulenti con l’obiettivo di acquisire il progetto, ma che spesso cambiano significativamente dopo che il cliente è ormai vincolato al fornitore. Questa pratica, non propriamente corretta, può generare disagio e insoddisfazione nel corso dello sviluppo del progetto.
Come può l’azienda tutelarsi?
- Richiedere preventivi dettagliati: specificando attività, tempi e costi per ogni fase del progetto, incluso il periodo successivo al go-live.
- Confrontare più offerte: così da avere una panoramica completa del mercato.
- Verificare le referenze: contattando precedenti clienti dei consulenti selezionati.
- Stipulare un contratto dettagliato: che definisca con precisione tutte le prestazioni, i costi, i tempi e le eventuali penali in caso di inadempimento.
Formalizzazione dei fattori strategici nella scelta di un ERP
La scelta e l’implementazione di un nuovo ERP rappresentano una decisione strategica che può trasformare profondamente l’operatività aziendale. È fondamentale che tutti i fattori ritenuti strategici vengano chiaramente definiti, senza lasciare nulla per scontato. Questo approccio permette di gestire al meglio i rischi, garantisce chiarezza nelle aspettative e favorisce il successo del progetto.
Perché formalizzare i fattori strategici?
- Gestione dei rischi: identificare e mitigare tempestivamente eventuali criticità.
- Chiarezza: prevenire malintesi durante lo sviluppo del progetto.
- Misurazione: definire indicatori per monitorare e valutare l’efficacia dell’implementazione.
- Allineamento: assicurare che tutti i partecipanti abbiano obiettivi condivisi
Quali fattori considerare?
- Obiettivi di business: come efficienza, qualità dei dati, riduzione dei costi, supporto decisionale e compliance normativa.
- Requisiti di processo e copertura funzionale: quali processi automatizzare, dati da gestire e integrazioni necessarie.
- Requisiti tecnici: numero di utenti, volumi di dati, performance e sicurezza informatica.
- Requisiti organizzativi: ruoli, competenze interne, struttura del progetto e gestione del cambiamento.
- Criteri di scelta del fornitore: esperienza, capacità di personalizzazione, supporto post-go-live e tempi di intervento.
- Tempi e risorse: budget allocato, tempi di realizzazione e risorse coinvolte.
Come formalizzare efficacemente i fattori strategici
- Workshop: per raccogliere esigenze e aspettative di tutti gli utenti.
- Matrice importanza-performance: per valutare priorità e soddisfazione attuale.
- Capitolato dettagliato: che descriva tutti i requisiti funzionali, tecnici e organizzativi.
- KPI: indicatori chiave per misurare il successo del progetto.
Strumenti utili per la formalizzazione
- SWOT analysis: per identificare punti di forza, debolezze, opportunità e minacce.
- Matrici di priorità: per ordinare per importanza i requisiti.
- Diagrammi di flusso: per visualizzare e migliorare i processi aziendali.
Prestando attenzione alle modalità contrattuali ed evitando le insidie delle tariffe civetta, insieme alla formalizzazione rigorosa dei fattori strategici, si pongono solide basi per garantire il successo del progetto ERP e per soddisfare pienamente le esigenze aziendali.
Sono Christian Costa e mi occupo da oltre 30 anni di questa tematica, avendo partecipato a più di 400 progetti e voglio renderti partecipe della mia conoscenza in questi articoli.
Se desideri avere una consulenza specifica per il progetto nella tua azienda, scrivimi; sarò felice di rispondere al tuo contatto e di incontrarti (virtualmente o di persona) per vedere se e come posso esservi d’aiuto.
Nei prossimi articoli ti illustrerò ciascuna di queste aree e sarei felice di ricevere un tuo commento.
