Ora che gli obiettivi sono chiari (leggi qui l’articolo), il prezzo sembra quello dell’offerta o delle offerte dei fornitori ma… ci sono altre considerazioni.
Di fatto va calcolato anche il “prezzo interno”: ore di lavoro spese per il cambiamento del software (implementazioni, formazioni, cambi procedure) e inefficienze quasi inevitabili nel lavoro quotidiano.
Il tutto verso i benefici che vengono visti all’inizio con speranza, buone intenzioni e … con il binocolo, in quanto lontani e sperimentabili solo dopo mesi, talvolta anni, del go-live. Cioè quando la soluzione sarà pienamente in uso.
Molti studi, di ogni nazionalità e rango (leggi l’articolo), recitano che solamente una parte dei progetti di sostituzione del software gestionale sul totale riesce nei tempi e costi previsti: di fatto c’è spesso uno sforamento, anche pesante, di entrambi.
I processi (e quello che c’è sotto… o sopra) e le mansioni
I processi sono le attività e i flussi informativi correlati che muovono le aziende strutturate. Più le aziende sono grandi maggiori e maggiormente strutturati sono i processi.
Di fatto, i sistemi informativi, in primis il softwareg estionale in secundis i dipartimentali, sono utili a governare i processi, raccogliendo e fornendo informazioni a chi ne necessita. A partire da quelle amministrative, fino ad arrivare a quelle più caratteristiche e specifiche come ad esempio gli ordini di produzione per un’azienda manifatturiera.
Gli attori dei processi sono di fatto le persone, ovvero gli utenti dei vari software.
Nella sostituzione del software gestionale, come scritto qui, conta molto la revisione dei processi, per rendere funzionale l’azienda e le sue attività (interne ma anche con le realtà esterne come clienti e fornitori). E in questa revisione vanno chiariti, discussi e soprattutto condivisi i mansionari delle persone, con il ruolo che hanno in azienda.
La visione comune di quali saranno le mansioni, le attività e anche le responsabilità delle varie persone anche a livello di sostituzione del software è di fondamentale importanza: sia che si tratti del key user di area (quello con le responsabilità maggiori) sia che si parli dell’utente finale
La responsabilizzazione degli utenti e la resistenza al cambiamento
La responsabilizzazione degli utenti è un elemento fondamentale nel processo di cambio del software gestionale.
Quando un’azienda decide di adottare un nuovo sistema, è essenziale che gli utenti siano coinvolti attivamente e consapevoli delle loro responsabilità. Ecco alcuni punti chiave da considerare:
- Coinvolgimento dalle prime fasi: è importante coinvolgere gli utenti fin dalle prime fasi del progetto: anche dalla fase di selezione del software, dove il feedback degli utenti può aiutare a scegliere una soluzione che meglio si adatta alle loro esigenze.
- Comunicazione trasparente e chiara: una comunicazione chiara e trasparente è utile per mantenere gli utenti informati sui progressi del progetto, sui cambiamenti imminenti e su come questi influenzeranno il loro lavoro quotidiano. Questo si rivela utile a ridurre l’eventuale ritrosia al cambiamento (a volte anche ansia) e a costruire un senso di fiducia nel nuovo sistema.
- Creazione di una Cultura del cambiamento: è importante promuovere internamente una cultura del cambiamento che sarà presente in azienda. Questo significa promuovere un atteggiamento positivo verso il cambiamento stesso e riconoscere con consapevolezza sia i momenti critici sia i successi ottenuti durante il processo di transizione.
- Definizione di ruoli e relative responsabilità: è importante definire chiaramente i ruoli e le responsabilità di ciascun utente nel processo di transizione. Questo include la nomina di “key user” o super utenti che possano fungere da punti di riferimento per i colleghi, offrendo supporto e risolvendo eventuali problemi.
- Feedback e miglioramento continuo: incoraggiare gli utenti a fornire feedback continuo, in ottica positiva e non di mera critica, sul nuovo sistema è essenziale per identificare e risolvere rapidamente eventuali problemi. Questo approccio permette di migliorare costantemente e con interattività il sistema, adattandolo meglio alle esigenze degli utenti.
Responsabilizzare gli utenti non solo facilita il processo di cambio del software gestionale, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro più collaborativo e proattivo, dove ogni membro del team si sente parte integrante del successo dell’azienda.
Sono Christian Costa e mi occupo da oltre 30 anni di questa tematica, avendo partecipato a più di 400 progetti e voglio renderti partecipe della mia conoscenza in questi articoli.
Se desideri avere una consulenza specifica per il progetto nella tua azienda, scrivimi; sarò felice di rispondere al tuo contatto e di incontrarti (virtualmente o di persona) per vedere se e come posso esservi d’aiuto.
Nei prossimi articoli ti illustrerò ciascuna di queste aree e sarei felice di ricevere un tuo commento.
