La selezione del software aziendale è un intricato viaggio attraverso una variegata gamma di criteri, ciascuno rivestito di importanza vitale.
Inizia sempre con la raccolta delle aspettative di miglioramento degli utenti.
Ma quali sono gli utenti da intervistare?
In genere tutti hanno qualche cosa da dire o chiedere ma occorre definire gli utenti cardine su cui si fonderà il progetto (Key User) e che ne detteranno le specifiche.
Alle specifiche raccolte dovrà essere assegnata una priorità e dovranno essere descritte in un documento strutturato che chiameremo CAPITOLATO (RFP da non confondere con la BBP o FRD o altri acronimi).
Superato questo primo scoglio possiamo andare verso il mercato e cercare di capire chi, tra le centinaia di aziende che propongono ERP, coinvolgere… e si le aziende sono molte e sempre più specializzate in settori precisi; dobbiamo quindi evitare di chiamare le solite “quattro aziende” che ci contattano o che conosciamo per aprire il progetto a quelle realmente specializzate ovvero a quelle che hanno decine di referenze negli ambiti prioritari che sono emersi nel capitolato.
Facilissimo per chi conosce bene il mercato dei fornitori, complesso per tutti gli altri!
Una volta individuati i potenziali fornitori nasce il problema del tempo necessario per conoscerli tutti.
La soluzione migliore è inviare il capitolato, con una serie di domande, ad una selezione di 3/5 fornitori realmente in linea con le priorità aziendali e organizzare, solo con questi, la dimostrazione del progetto.
Ma come si possono organizzare le DEMO per renderle realistiche e non un classico “teatrino”?
Beh, qui ci sarebbe da scrivere non un post ma un trattato; diciamo che è molto utile organizzare una demo con i dati aziendali inseriti e coinvolgere i Key User focalizzandoli sulle reali priorità dell’azienda lasciando perdere, almeno in questa fase, i dettagli.
In sostanza: dobbiamo scegliere, nel più breve tempo possibile, i due fornitori con cui approfondire i dettagli sapendo che sono realmente i due migliori per l’azienda.
Anche qui sembra semplice ma se il 90% dei progetti incontra delle difficoltà, a ridosso del Go Live, evidentemente non è così semplice; per semplificare è utile organizzare una matrice di analisi in cui la valutazione dei costi e dei preventivi è solo una minima parte delle righe di analisi.
Fatta questa attività si tratta di avvicinarsi alla “via del non ritorno” ovvero la firma dei contratti.
Firmare un contratto di centinaia di migliaia di Euro, sapendo che se la scelta non è quella giusta i costi rischiano di raddoppiare e, nei casi peggiori, bloccare l’operatività quotidiana dell’azienda, è sempre difficile.
La strada più semplice è far analizzare i contratti del fornitore ad un esperto di contratti ERP per cercare di proteggersi dalle classiche criticità che, se non gestite per tempo, inevitabilmente si trasformeranno in problemi concreti.
Solo dopo la firma dei contratti inizia il vero lavoro, che è notevolmente impegnativo. Tuttavia, riuscirci consentirà di semplificare le attività quotidiane di tutti, portando a notevoli risparmi di tempo e denaro per l’azienda.
In alcune circostanze, l’esplorazione dei prototipi o l’analisi dettagliata sono necessari per soppesare appieno le capacità del software nel soddisfare le esigenze specifiche dell’azienda. Questa fase può richiedere tempo e risorse significative, ma è cruciale per garantire che la soluzione selezionata sia all’altezza delle aspettative.
Le referenze del fornitore offrono un’opportunità unica di guardare oltre le promesse di vendita e ottenere una visione autentica dell’esperienza degli utenti passati e presenti. Questi racconti reali possono dipingere un quadro accurato della reputazione del fornitore e della qualità del supporto post-vendita.
Infine, la documentazione tecnica del software fornisce una panoramica dettagliata delle sue caratteristiche e funzionalità, offrendo un’opportunità per esplorare a fondo la sua capacità di rispondere alle esigenze specifiche dell’azienda.
In considerazione della complessità e della vastità delle informazioni da controllare e comparare, è vitale organizzare una matrice di valutazione dei fornitori. Questo strumento consente di comparare in modo uniforme e completo le offerte dei diversi fornitori, facilitando la presa di decisioni ponderate e informate.
Nella selezione del software solo un’esplorazione dettagliata di ciascun criterio porta l’azienda a trovare il software più adatto alle sue esigenze, garantendo un investimento valido e proficuo per il futuro.
