Il SAL è un’attività essenziale nella gestione dei progetti software per la gestione aziendale (ERP ma anche CRM, APS, MES, PLM etc).
La sua corretta definizione (e gestione) può contribuire in modo significativo al successo di un progetto di implementazione del software, riducendo i rischi e garantendo che le aspettative siano soddisfatte.
Si tratta di un’attività che deve essere pianificata per tempo e, sempre per tempo, devono essere concordati gli argomenti da valutare secondo precise logiche. Lo scopo è poter certificare che il progetto si stia sviluppando secondo le aspettative di tempi, costi, risultati e, se possibile, usabilità.
Purtroppo questo accade raramente ed i SAL si limitano ad evidenziare “solo” i problemi percepiti tralasciando i controlli che possono certificare il corretto avanzamento oppure evidenziare i problemi che, seppur non ancora percepiti, ci sono. Inoltre l’approvazione del SAL corrisponde all’avanzamento della fatturazione del fornitore e la conferma che, pur non avendo controllato, formalmente è tutto OK. Operare in questo modo è molto pericoloso per il buon esito dei progetti ed i fatti lo confermano com’è ampiamente documentato nelle analisi di settore.
Perché il SAL è cruciale nella gestione dei contratti con i fornitori di software?
- Chiarezza delle aspettative: Il SAL, sulla base dei parametri che si decide di controllare, fornisce una base chiara per le aspettative tra il cliente e il fornitore di software. Questa chiarezza è essenziale per evitare fraintendimenti e dispute in corso d’opera.
- Monitoraggio e controllo: Il SAL, sulla base dei parametri che si decide di controllare, serve come strumento di monitoraggio per garantire che il progetto progredisca secondo quanto pianificato, consentendo di identificare tempestivamente eventuali ritardi o deviazioni dal piano.
- Valutazione delle prestazioni: Fornisce un punto di riferimento per valutare l’efficacia e la qualità del lavoro svolto dal fornitore di software. Ciò aiuta a garantire che il cliente riceva il valore atteso dal progetto.
- Riduzione dei rischi: Aiuta a identificare e mitigare i rischi associati all’implementazione del software. Quando le fasi e le milestone sono ben definite, è più facile prevedere e gestire i potenziali problemi.
Suggerimenti per migliorare la negoziazione e la gestione dei SAL.
- Definizione dettagliata: Assicurarsi che il SAL sia adeguatamente dettagliato; per farlo esistono specifiche Check List nate dall’esperienza di centinaia di progetti così da potersi focalizzare in pochi controlli “vitali” ed evitare inutili controlli di “contorno”. Questo ridurrà al minimo le ambiguità e i malintesi.
- Termini e condizioni chiari: Includere termini e condizioni che stabiliscano i diritti e le responsabilità delle parti in caso di ritardi, modifiche al piano o altre eventualità. Farlo è semplice se si sa cos’è utile misurare e, soprattutto, se lo si concorda in fase contrattuale. In caso contrario, sarà difficile impostare un approccio diverso da quello del fornitore
- Scadenze realistiche: Assicurarsi che le scadenze stabilite siano realistiche e fattibili. Evitare di impostare obiettivi irraggiungibili che potrebbero portare a delusioni.
- Comunicazione continua: Mantenere una comunicazione aperta e continua con il fornitore di software durante l’intero processo. Monitorare il progresso e affrontare tempestivamente qualsiasi problema che possa sorgere.
- Revisione e aggiornamento: Il SAL deve sempre chiudersi con un verbale che formalizzi cosa non è conforme alle aspettative e le azioni di recupero fino ad arrivare al blocco dell’avanzamento ovvero non si va oltre (e non si paga) fino a quanto i parametri attesi non vengono confermati.. Potrebbe comportare un ritardo ma si eviterebbero problemi ben superiori
