Come riprendere il controllo di un progetto software già avviato ma che non sta rispettando le aspettative. La tecnica dello “Stop & Go!”

Se un progetto ERP avviato fa intravedere segni di lentezza e difficoltà nel rispettare gli obiettivi prefissati, è possibile e molto utile intervenire tempestivamente per ripristinare la situazione.
Una delle strategie più efficaci in questi casi è la tecnica dello “stop and go” che consiste nell’interrompere temporaneamente il progetto per rianalizzare la situazione e ridefinire le priorità.
Perché adottare la tecnica dello “stop and go”?

• Riduzione dello stress: una fermata temporanea può aiutare a ridurre lo stress e la tensione all’interno del team di progetto.
• Mitigazione dei rischi: fermandosi per valutare la situazione, si riducono i rischi di proseguire con un progetto destinato all’insoddisfazione e addiruttura fallimento, evitando ulteriori sprechi di risorse.
• Ridefinizione/Taratura/Riorientamento degli obiettivi: lo “stop and go” permette di ridefinire gli obiettivi del progetto alla luce di quanto accaduto, dei nuovi dati e delle esigenze emerse.
• Incremento della qualità: con questa tecnica è possibile riprendere il progetto con una nuova visione, migliorando la qualità del risultato finale e la soddisfazione degli utenti.

Come si applica la tecnica dello “stop and go”?

La tecnica dello “stop and go” rappresenta un approccio metodologico utile quando un progetto si trova in difficoltà o rischia di non raggiungere gli obiettivi prefissati. Applicarla correttamente significa seguire un percorso strutturato in più fasi ben definite, così da garantire un intervento efficace e orientato alla ripartenza. Ecco di seguito le fasi:

• Definire e riconoscere il problema: il primo passo è ammettere che il progetto sta incontrando difficoltà e che è necessario intervenire.
• Analizzare la situazione: effettuare un’analisi dettagliata delle cause dei problemi, identificando le deviazioni dal piano originale e le aree critiche.
• Comunicare la decisione: informare tutti gli stakeholder (utenti, sponsor, consulenti del fornitore e ovviamente capiprogetto) coinvolti nella decisione di fermare temporaneamente il progetto, spiegando i motivi e le aspettative future.
• Rivedere gli obiettivi: revisionare gli obiettivi del progetto alla luce dei nuovi dati e delle esigenze emerse.
• Riorganizzare il team: se necessario, riorganizzare il team di progetto, assegnando nuove responsabilità e ruoli.
• Ripartire con il progetto: una volta che la situazione è stata rianalizzata e ridefinita, si può riprendere il progetto con una nuova strategia e un rinnovato entusiasmo.

Quando è particolarmente utile la tecnica dello “stop and go”?

La tecnica è utile nei seguent casi:

• Quando emergono nuove esigenze: se durante lo sviluppo del progetto emergono nuovi requisiti che non erano stati previsti/rilevati inizialmente.
• Quando si verificano ritardi significativi: se il progetto è in forte ritardo rispetto al calendario previsto.
• Quando il budget è già al limite: se il progetto sta superando il budget previsto.
• Quando si verificano problemi di qualità degli output: se la qualità del prodotto finale non è conforme agli standard previsti.

Note importanti!

1. Costi: fermare e riavviare un progetto comporta può comportare dei costi aggiuntivi (valutare se sono inferiori a quelli del prosieguo insoddisfacente del progetto)
2. Demoralizzazione del team: interrompere un progetto può demotivare il team di lavoro.
3. Perdita di tempo: fermarsi troppo a lungo può comportare una perdita di tempo prezioso se il go-live ha una data fissata e obbligatoria.

Sono Christian Costa e mi occupo da oltre 30 anni di questa tematica, avendo partecipato a più di 400 progetti e voglio renderti partecipe della mia conoscenza in questi articoli.
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Nei prossimi articoli ti illustrerò ciascuna di queste aree e sarei felice di ricevere un tuo commento.