Questo è quanto emerge dalle indagini svolte presso le aziende che hanno recentemente cambiato il software gestionale.
Coordinare gli utenti, scrivere il Capitolato, revisionare le condizioni contrattuali sono solo alcune delle criticità che richiedono anni di esperienza e che vanno ben oltre le competenze informatiche.
Cambiare il software gestionale è un progetto organizzativo, informatico e strategico per il business aziendale; per questo è un progetto complesso ma che diventa inevitabile quando gli utenti (Imprenditore, Manager, Dirigenti e dipendenti) lamentano gravi limiti del gestionale in uso.
Cambiare, di per sé, non è difficile; sono le “mille” variabili in gioco e le loro interazioni a renderlo difficile.
Ecco perché i fornitori, se adeguatamente coinvolti e responsabilizzati, diventano i facilitatori di questo cambiamento.
COME FARE CORRETTA ANALISI SOFTWARE GESTIONALE?
Il PPR (Pay Per Results) è uno specifico accordo di collaborazione con cui il fornitore, a fronte di chiari e semplici impegni del cliente, è in grado di assumersi la responsabilità del successo del progetto mettendo a disposizione la sua lunga esperienza che gli permette di percepire, sul nascere, pericolose derive.
Grazie al PPR si evitano i problemi che le aziende lamentano dopo aver affrontato il cambio del gestionale con l’approccio tradizionale ovvero:
- Il costo economico ha superato, di molto, il preventivo iniziale (mediamente del 70%) così come i tempi per sostituire il gestionale spesso si raddoppiano.
- La copertura funzionale è risultata inferiore alle aspettative e molte funzionalità si sono dimostrate molto più complesse delle vecchie imponendo costose personalizzazioni.
- Il tempo dedicato dagli utenti (dipendenti, dirigenti, imprenditore) per seguire il progetto è stato molto più lungo del previsto oltre che ad essere utilizzato per risolvere le carenze del nuovo software.
Per impostare correttamente il PPR è fondamentale seguire un preciso metodo così da definire quali sono i rischi da gestire e come.
LeanFormatica® raccoglie le esperienze di oltre 750 progetti
ed i suggerimenti di circa 150 IT Manager intervistati
dal 2004 ad oggi.
ALCUNI PROGETTI
Di seguito alcuni progetti in cui il nostro intervento è stato decisivo per il raggiungimento degli obiettivi senza errori, stress e ritardi di sorta.
In Costantin Innovation era stato scelto un progetto internazionale ma, dopo aver svolto la microanalisi con il metodo Leanformatica®, è emerso un rischio elevato di complicare la gestione aziendale. Fortunatamente siamo riusciti ad interrompere e scegliere l’alternativa più flessibile.
In Acca Kappa la scelta originaria era per una soluzione prestigiosa ma, alla prova del contratto PPR, il fornitore si è dimostrato non in linea con gli standard che la Direzione si aspettava da un Partner per collaborare per almeno 10/20 anni.
In Pelletterie Palladio è stato acquistato un gestionale internazionale. La collaborazione messa in atto nel momento dell’accordo tra la software house, l’azienda ed LTS progetti ha permesso di instaurare un solido rapporto professionale permettendo di affrontare, con soddisfazione reciproca e senza rallentamenti, le esigenze non previste in fase pre-contrattuale e normalmente connaturate al cambio gestionale.
Riguardo ai progetti dipartimentali, in InGlass c’era l’esigenza di sostituire il partner del CRM senza correre il rischio di risolvere dei problemi e crearne di nuovi. Il percorso di mediazione con il metodo Leanformatica® ha permesso di portare al tavolo di discussione le possibili criticità e definirne preventivamente le soluzioni.
