Sai quali sono le cose da NON FARE nei progetti software?
La tua azienda sta per cambiare il software gestionale (ERP) che usa da anni? Oppure sta valutando l’acquisto del suo primo software?
Questi passaggi sono cruciali nel ciclo di vita di un’azienda e per il suo business e fare le scelte sbagliate può creare problemi (per non dire danni).
Ecco cosa NON BISOGNA ASSOLUTAMENTE FARE:
- NON sviluppare un capitolato secondo le specifiche BBP (Business Blueprint).
In ottica di cambio (o adozione) di un software gestionale, non avere un capitolato BBP rappresenta una vera mancanza trattandosi di un elemento fondamentale, di programmazione e sviluppo, che risponde alle domande:
- quali sistemi e quale tecnologia sono richieste?
- Quali competenze e capacità?
- Quali i cambiamenti organizativi affrontare?
Le aziende spesso non investono abbastanza nella preparazione di questo capitolato e sottostimano tempi e dettagli necessari per definire i nuovi servizi, identificare quelli obsoleti e quelli che dovranno subire delle modifiche.
Il capitolato BBP aiuta a strutturare ciò che deve essere incluso e integrato in un progetto efficace, come ad esempio:
● i processi, ovvero modelli di business relativi a funzioni che includano costi e livelli di performance;
● la struttura organizzativa in cui vengono definiti i ruoli, le competenze, i requisiti, la cultura organizzativa, la supply chain e lo stile;
● le tecnologie ovvero i sistemi IT, gli strumenti, i macchinari;
● le informazioni e dati necessari per le future operazioni di business e misurazione delle performance.
- NON eliminare le clausole contrattuali che limitano la responsabilità del fornitore (Obbligo di mezzi, Danni etc). Altro passaggio gravissimo riguarda la non inclusione delle responsabilità del fornitore dei servizi all’interno delle altre clausole contrattuali. Al di la di 1000 promesse, è necessario garantire il successo di un progetto software anche attraverso precisi accordi contrattuali, studiati per i progetti #softwareERP, in cui poter analizzare e mediare tutte le criticità del progetto per poi concordare i risultati di fase e le relative responsabilità. I fornitori sono sempre al corrente delle problematiche a cui si può incorrere ma, per ovvie ragioni, non ne parlano e sottopongono clausole vessatorie con le quali si proteggono.
- NON utilizzare matrici di controllo omogenee che vanno al di la del prodotto.
Come tutti i progetti anche quelli software subiscono imprevisti quotidiani ma, data la natura “astratta”, è molto più difficile percepirne le conseguenze. L’analisi del progetto software e dei risultati ottenuti in momenti precisi semplifica, di molto, la conduzione dell’intero progetto evitando “Go Live” stressanti e caotici dalle conseguenze spesso gravi. LTS Progetti ha individuato 7 precisi step di controllo, da far approvare agli utenti, che permettono di semplificareil controllo dell’intero progetto.
Sarebbe interessante se, prima di partire con un nuovo progetto, l’azienda potesse interrogare chi ha già affrontato lo stesso percorso, per evitare di cadere negli stessi errori.
Le domande potrebbero riguardare:
- I tempi e i costi sono stati rispettati per raggiungere gli obiettivi attesi?
- Gli utenti hanno rispettato i calendari?
- Hanno svolto i test? Si sono adeguati facilmente alle nuove procedure? Hanno chiesto molte personalizzazioni?
- Il fornitore è stato proattivo oppure ha svolto un’analisi superficiale che ha fatto emergere in corso di progetto numerose criticità?
- É stato un percorso semplice o stressante?
- Com’è stato il Go Live?
- Cos’è successo nel momento in cui il vecchio gestionale è stato spento?
Da questo se ne evincono altri 5 punti a cui non si può NON pensare:
- non si può NON analizzare i RISCHI ed il ROI di progetto per poi organizzare il Commitment Direzionale.
- NON responsabilizzare gli utenti (Pro-Attività anche sui «15 punti negativi»);
- NON sviluppare, prima della firma, l’analisi di dettaglio con le 16 specifiche di risultato;
- NON stabilire cosa succede se il progetto va in difficoltà;
- NON stabilite le regole del «divorzio» come ulteriore stimolo, per il fornitore, alla prevenzione.
Se non si tengono conto di queste 8 macro linee guida, si ricade inevitabilmente nella realtà per cui:
il 100% dei progetti sfora tempi e costi;
l’89% dei progetti subisce un aumento dei costi di oltre il 10%;
la media degli extra costi subiti, ovvero costi diretti, indiretti più danni, è di circa 46.000 € ogni 10 utenti;
il 27% subisce gravi problemi operativi con un danno di circa 70.000 € ogni 10 utenti;
il 6% dei progetto fallisce con un danno superiore ai 120.000 € ogni 10 utenti.
