Scegliere il nuovo software gestionale è sempre un percorso complesso in quanto le variabili che incidono sul risultato finale sono molte e vanno ben oltre le caratteristiche tecniche. Le valutazioni da farsi devono infatti prendere in considerazione TUTTI gli elementi necessari affinché l’azienda operi una scelta equilibrata e in linea con il proprio business model.
Alcuni elementi da non sottovalutare sono:
- La stesura di un capitolato realmente completo che unisca utenti direzione e fornitore verso gli stessi obiettivi;
- La copertura funzionale a standard;
- La facilità di personalizzare quello che serve;
- L’impatto con gli utenti e la semplicità d’uso percepita (User Experience);
- Il reale efficientamento aziendale permesso dal nuovo software;
- L’analisi dei rischi e dei benefici con definizione del ritorno dell’investimento;
- I costi di manutenzione ed assistenza;
- La reattività nell’assistenza garantita dal fornitore (matrice SLA – Service Level Agreements);
- La specializzazione, l’empatia e la professionalità del fornitore con referenze coerenti in termini di settore e dimensione; le garanzie contrattuali che offre nel raggiungere gli obiettivi concordati; l’impegno ad assumere il ruolo di “guida esperta” del progetto; la capacità “consulenziale” nel risolvere le priorità;
- I tempi di avvio e l’impegno (in giorni) richiesto agli utenti;
- I prerequisiti generali per il successo del progetto (dall’infrastruttura all’inserimento di nuove persone);
- La metodologia per la gestione del progetto e la gestione del cambiamento degli utenti;
- L’indipendenza tecnica che si può ottenere;
- Le garanzie di continuità del progetto e dell’investimento indipendentemente dal fornitore;
- La proattività degli utenti per superare i limiti dello standard.
- Il costo reale del progetto ovvero il costo per superare il collaudo finale previsto dopo 3 mesi dalla reale messa in funzione e non il fuorviate costo per arrivare al Go Live
Se questi elementi (e molti altri la cui enunciazione porterebbe alla compilazione di una lista lunghissima) non vengono considerati durante la fase di progetto, il risultato non può che portare al fallimento.
Non perché i software non funzionano o i fornitori non sanno fare il loro mestiere ma perché, per varie ragioni, molti fattori critici sono stati tralasciati.
Punto focale del cambiamento è quindi la corretta definizione dei fabbisogni e dei prerequisiti che dovrebbero essere raccolti in un unico documento (Capitolato o BBP o FRD o altro) che ne permetta il controllo continuo e completo. Al contrario, non farlo, determina sempre l’insuccesso.
Altro nodo cruciale per le aziende che affrontano il cambiamento è il tempo.
Anche in questo caso una documentazione semplice e con un timing preciso delle attività che tutti, fornitore e azienda, devono svolgere, può evitare il classico problema di arrivare “lunghi” al Go Live vanificando mesi di lavoro e rendendo molto critico, spesso bloccante, il post Go Live.
Questo purtroppo succede nell’89% con costi e stress elevati.
Lavorare con un GANTT o la WBS o un CRONOPROGRAMMA diventa un fattore imprescindibile ma soprattutto è la “prova del nove” in quanto, per farlo, significa che fornitore e azienda hanno studiato bene il progetto.
LE FASI PRINCIPALI DI UN PROGETTO SOFTWARE
- la stesura del capitolato con l’analisi dei processi e dei colli di bottiglia;
- la scelta del fornitore (software selection)
- la stesura dei contratti a garanzia dei risultati con pagamenti per SAL;
- la gestione del progetto con l’uso di specifiche check list di controllo;
- la gestione degli utenti e del cambiamento;
i 3 livelli di test da effettuare prima del Go Live;
- il Go Live e soprattutto il collaudo finale
La definizione di una specifica funzionale, sia tecnica che organizzativa, ovvero il capitolato del progetto, è indispensabile per ottimizzare i tempi di scelta degli eventuali fornitori che, con la specifica in mano, sono già informati delle caratteristiche che il progetto dovrà soddisfare.
La figura di un consulente esperto che affianchi l’It Manager, evita di cadere nei classici errori: solo una gestione quotidiana di questi progetti, supportata da specifiche check list e protocolli operativi, possono prevenire i problemi che, tutte le aziende, subiscono con il cambio del gestionale e che portano a costose conseguenze.
La definizione del giusto budget per non trovarsi con un esborso ben oltre quanto preventivato. In questo caso può essere d’aiuto la definizione di un corretto protocollo basato su accordi contrattuali studiati ad hoc, in cui è possibile analizzare e mediare tutte le criticità del progetto per poi concordare i risultati di fase e le relative responsabilità: il così detto PPR ovvero “Pagamento per Risultati”.
L’ efficientamento e il controllo delle procedure di tutto il sistema per evitare blocchi inaspettati. Sono necessari momenti di valutazione e revisione atti ad acquisire informazioni utili alla buona riuscita del progetto. Uno degli strumenti per gestire tale attività è il SAL (Stato Avanzamento Lavori), un processo strutturato che, assieme all’analisi del progetto software, serve per correggere al meglio le normali deviazioni del progetto e agevolare le nuove idee nate durante il progetto stesso.
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